Statybų procesas yra sudėtingas, todėl net ir geriausiai suplanuotuose projektuose dažnai atsiranda poreikis keisti darbų apimtį, terminus ar kainą. Tai yra visiškai natūralu, ypač didesnės apimties projektuose. Tačiau praktikoje nuolat kylantys ginčai rodo, kad didžioji dalis problemų kyla ne dėl pačių pakeitimų, o dėl to, kaip jie fiksuojami ir įgyvendinami.

Na pavyzdžiui, natūralu, jog vykdant didelį metus ar kelis trunkantį projektą, yra didesnė tikimybė, kad projekto vykdymo eigoje gali atsirasti nenumatytų aplinkybių, tokių kaip: 

• paaiškėja faktinės statybvietės sąlygos, kurių nebuvo galima numatyti projektavimo metu, arba rangovui vertinant būtinus atlikti darbus, skaičiuojant sąmatą ir būtinus atlikti darbus;
• pasikeičia užsakovo poreikiai;
• nėra galimybės atlikti darbus numatytais terminais, kitų objekte dirbančių subrangovų vėlavimas, nustatomos klaidos arba atsiranda kitų priežasčių dėl kurių kyla poreikis tikslinti projektą, atitinkamai užsitęsia darbų vykdymo terminai;
• projektui užsitęsus ilgą laiką – gali ženkliai išaugti medžiagų, ar darbo jėgos kainos, atsiranda poreikis specialiomis sąlygomis sandėliuoti į objektą pristatytas medžiagas, arba papildomos išlaidos dėl darbuotojų prastovų ir pan.

Advokatų profesinės bendrijos „NEWTON LAW“ advokatės Sandros Akelaitienės teigimu, būtent tokiose situacijose dažniausiai kyla ginčai, nes projekto eigoje atsiradę pakeitimai nėra tinkamai įforminami raštu.

Susiklosčius tokiai situacijai, viena iš dažniausiai pasitaikančių klaidų, tai pakeitimų vykdymas remiantis žodiniais susitarimais. Neretai iškilusias problemas šalys sprendžia betarpiškai, būdamos objekte ir pasitikėdamos viena kitos geranoriškumu ir pažadais, tačiau vėliau – visa tai gali atsisukti prieš vieną iš šalių. Pavyzdžiui, praktikoje dažniausiai ginčai kyla dėl kelių tipinių situacijų:

1. Rangovas atlieka papildomus darbus, bet užsakovas vėliau atsisako juos apmokėti, nes nėra rašytinio susitarimo, tuo tarpu sutartyje gali būti numatyta, jog dėl papildomų darbų šalys turi susitarti raštu, na o jei tokios nuostatos nėra, tokia sąlyga numatyta įstatyme. CK 6.653 str. 4 d. numato, jog jei būtina atlikti papildomų darbų arba dėl kitų svarbių priežasčių rangovui tenka didinti kai kurių darbų kainą, jis privalo apie tai laiku pranešti užsakovui. Jeigu rangovas laiku neįspėja užsakovo, kad yra būtina didinti darbų kainą, jis privalo įvykdyti sutartį už joje numatytą kainą. Taigi tam tikrais atvejais, raštu nesutarus papildomų darbų kiekio už papildomą atsiskaitymą, rangovas gali prarasti galimybę į apmokėjimą.
2. Rangovas ne dėl savo kaltės nespėja įvykdyti sutarties joje numatytais terminais, o užsakovas dėl nesavalaikio sutarties vykdymo taiko netesybas. Net ir tuo atveju, kai darbų vėlavimą sąlygoja ne nuo Rangovo priklausančios aplinkybės, nesant rašytinių susitarimų pratęsti sutarties įvykdymo terminus ir koreguoti darbų atlikimo grafiką – Užsakovas pasibaigus sutarties terminui įgyja teisę į netesybų taikymą, ar net galimybę nutraukti sutartį dėl rangovo kaltės. Dėl to, yra labai svarbu raštu fiksuoti bet kokias aplinkybes, lėmusias sutrukdymą rangovui įvykdyti sutartį ir papildomus susitarimus, kuriais sutarties įvykdymo terminas buvo pratęstas.   
3. Darbus tenka stabdyti neapibrėžtam laikotarpiui, ko pasekoje rangovas patiria didelius finansinius nuostolius, kurių kompensavimas sutartyje nenumatytas, o užsakovas jų atlyginti nesutinka. Praktikoje neretai pasitaiko atvejų, kai rangovas ar užsakovas pastebėjęs klaidas projekte, nesuderintus sprendinius ar kitus neatitikimus, nurodo rangovui laikinai susta bdyti darbus, kol bus parengti patikslinti projektiniai sprendiniai. Tačiau toks sustabdymas rangovui sukelia realius nuostolius: darbuotojų prastovas, technikos nuomos ir medžiagų sandėliavimo kaštus, netesybas ir reputacijos klausimus dėl sutartinių įsipareigojimų nevykdymo pagal subrangos sutartis ir kt. Šalims laiku neišsprendus klausimo, dėl tolimesnio sutarties vykdymo, vėliau gali kilti ginčų dėl tokių rangovo patirtų nuostolių atlyginimo.

Žinoma, šalys visuomet gali ginti savo interesus teisme, tačiau tokie procesai paprastai yra ilgi, brangūs ir reikalaujantys daug resursų. Advokatė Sandra Akelaitienė pažymi, kad verslo santykiuose, jei tik įmanoma, rekomenduojama iš anksto vengti tokių situacijų. Todėl, siekiant maksimaliai apsaugoti savo interesus, tikslinga iš anksto taikyti du pagrindinius, tačiau praktikoje dažnai pamirštamus sprendimus, t.y.:

Pirmiausiai tai aiškiai sutartyje aprašyti problemines vietas ir pakeitimų vykdymo tvarką, iš anksto įsivertinant kaip jos laikytumėtės praktikoje, taip pat situacijas, kas būtų jei tarp šalių kiltų ginčas ir bendro susitarimo pasiekti nepavyktų. Pavyzdžiui, sutartyje nusimatote, jog atsiradus būtiniems papildomiems darbams – užsakovas su rangovu pasirašo papildomą susitarimą. Visgi būtų tikslinga nusimatyti ir kaip toks pakeitimas gali būti inicijuojamas, kas jį inicijuoja, kokiomis kainomis skaičiuojama papildomų darbų sąmata bei kas tuo atveju, jei darbai būtini, o bendras susitarimas tarp šalių nepriimtas, kas tokiu atveju atsakingas už darbų sustabdymą, kaip tai įtakos darbų vykdymą pagal esamą sutartį, terminus ir kt., galbūt būtų verta nusimatyti ir sutarties nutraukimo galimybe.  

Antra, ir bene svarbiausia, laikytis sutartyje (ar įstatyme) numatytos tvarkos ir forminti visus sutarties pakeitimus ir papildomus susitarimus raštu. Kitaip tariant, bet koks darbų apimties, kainos ar terminų keitimas turi būti rašytinis ir aiškiai suderintas abiejų šalių. Svarbu, kad tokiame susitarime būtų aprašyti visi pakeitimo elementai, t.y., koks darbas keičiamas, dėl kokios priežasties ir kokiu mastu, jei reikalinga, kokiai trukmei pratęsiamas terminas, fiksuojami kainos pokyčiai, arba kaip tik įrašoma, jog papildomi darbai neapmokestinami. Jei šie elementai neužfiksuojami, ginčas – beveik neišvengiamas.

Visgi tuo atveju, advokatų profesinės bendrijos „NEWTON LAW“ advokatė Sandra Akelaitienė atkreipia dėmesį, kad, jei papildomas susitarimas nesudarytas, o pakeitimai buvo vykdyti žodinių suderinimų pagrindu, kilus konfliktui bet kokie rašytiniai duomenys apie susitarimo turinį gali turėti esminę reikšmę įrodinėjant susitarimo sudarymo aplinkybes. Todėl, jeigu viena šalis dėl vienokių ar kitokių priežasčių vengia pasirašyti susitarimą, rekomenduotina visus pakeitimus fiksuoti alternatyviomis priemonėmis – susirinkimų protokolais, elektroniniais laiškais, oficialiais raštais ar kitais rašytiniais dokumentais. Tokia praktika ne tik padeda operatyviai spręsti iškilusius klausimus, bet ir ženkliai sumažina ginčų riziką ateityje, užtikrinant skaidresnį ir efektyvesnį projekto įgyvendinimą, na kilus teisiniam ginčui – sudaro tvirtesnį pagrindą apginti savo poziciją.

Šis teisininko komentaras laikytinas bendro pobūdžio konsultacija. Siekiant individualios teisinės konsultacijos konkrečiu atveju turėtumėte kreiptis į advokatų profesinę bendriją „NEWTON LAW“ el. paštu info@newtonlaw.lt arba tel. +370 668 33866